PDF具有可攜性、跨平台的優點，而且文件內容格式可以保持原貌，不會因為換了電腦或系統版本不同，開出來的檔案編排就因格式不相容而產生不同。因此目前有許多的公文及重要文件都是以 PDF 檔案的形式來發佈.
目前 PDF 文件主要還是由 Adobe 公司所開發的 Acrobat 及 Reader 兩套編輯與讀取軟體來進行 PDF 文件編修, 不過除了閱讀器外編輯軟體屬於販售的商業軟體, 另外執行速度上緩慢是最為使用者詬病之原因.
免費的編輯軟體許多, OpenOffice 這套功能與 Microsoft Office 類似的軟體便內建轉檔成 PDF 文件的功能, 同樣在數學公式等圖形介面編輯器上這套軟體與微軟的 Office 有相同之成效.要是用習慣了 Office 軟體操作介面也沒關係, PDFCreator 這套軟體可以將已經完成的 *.doc 檔案轉成 PDF 格式且去除原本 Word 當中不必要之元件讓檔案縮小.
PDF 分割合併軟體是利用來將不同軟體或不同時間所製作完成之檔案間的合併與分割, 舉例來說文稿是以 Word 編輯, 圖面是以 Illustrator 繪製, 工程圖是由 AcutoCAD 完成, 這時候就得需要合併功能將這些各自轉成 PDF 之文件加以整合成一獨立檔案以便閱讀. PDFsam 便是一套快速的編輯分割軟體, 只是在使用時必須先確定電腦當中有安裝 Java, 否則無法正常執行.
畢業論文製作到最後階段時, 上傳至國圖前的動作便是分割與合併, 在使用過 Acrobat 與上述之免費軟體比較後, 免費軟體轉檔所耗費的時間約 15~20 分鐘左右, Acrobat 則得耗費 1~2 小時的轉檔時間, 尤其是論文內含有大量圖檔與線稿的情形下時常有轉檔失敗狀況出現.
個人建議是先將 Word 檔確認一遍後直接轉檔成一完整全文 PDF 檔案, 接著再依照學校所要求之章節分割成數個小檔案上傳, 分割順序如下所示.
- 封面
- 中英文摘要
- 目錄
- 圖表目錄
- 前言
- 文獻回顧
- 材料與方法
- 結果與討論
- 結論與建議
- 參考文獻
- 附錄
何故要先轉成 PDF 檔之後再分割, 原因是將 Word 格式個別拆開成單一檔案時, 目錄及圖表目錄會因為超連結失效而無法正確轉換, 雖然在 Word 軟體下所預覽的情形是正常的, 但是轉檔之後卻是格式大亂, 為避免此種情形建議多花時間轉檔成單一 PDF 檔案之後再依需求分割錯誤率會較低.
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